Les limites d'Excel® pour une gestion fiable et dynamique des données

A la demande de KIMOCE, le CXP (Centre d'Expertise des Progiciels) a réalisé une étude pour démontrer les limites de l'utilisation d'Excel® en lieu et place d'un logiciel de gestion.

Au fil des années, l’outil Excel® s’est répandu dans les entreprises à tous les niveaux. Quel que soit le projet mis en place, la question de l’interface avec Excel® se pose. On l’utilise en effet trop souvent pour ce qu’il n’est pas en mesure d’assurer.

Adopté en masse, car facile à appréhender et maîtrisé par bon nombre d’utilisateurs, l’outil Excel montre aussi de plus en plus ses limites quand il est utilisé de façon excessive. C’est le fameux « syndrome » Excel®, nuisible à la productivité de l’entreprise.

L’usage abusif du tableur peut en effet induire des défaillances au niveau de la gestion des données :ƒƒ

• une absence de vision globale sur les données : celles-ci ne sont vues que de façon parcellaire,ƒƒ
• un manque de partage de l’information, qui aboutit le plus souvent à des désaccords sur les valeurs des données, chaque utilisateur ayant « sa version de la vérité » avec la multiplication des fichiers Excel® qui en découle,ƒƒ

• une traçabilité non assurée sur la provenance des données, celles-ci pouvant être issues d’autres sources non identifiées ou bien saisies en local par l’utilisateur,ƒƒ
• une fiabilité incertaine sur le mode de calcul des données agrégées liée à la multiplicité des macros dont le contenu n’est pas toujours documenté,ƒ
• ƒune absence de sécurité sur les données, celle-ci n’étant pas gérée au sein d’un système centralisé,ƒƒ des restrictions sur la taille des fichiers, ce qui pose problème quand la volumétrie des données ne fait que s’accroître.

Même s’il existe en version serveur, Excel® doit se cantonner à l’usage pour lequel il a été conçu : un outil de bureautique individuel, souple et facile d’emploi. Mais dès lors qu’il s’agit d’administrer des données vitales pour l’entreprise, partagées par un ou plusieurs départements, de garantir le fonctionnement de processus métier, Excel® n’est plus adapté et ne peut en aucun cas se substituer à un logiciel de gestion en amont (finance, logistique,gestion de parc, etc.).

C’est pour répondre aux limites d’Excel® que se sont développés de nombreux progiciels de gestion. Ainsi KIMOCE propose l’administration centralisée des données sur des problématiques de gestion multi-parcs (mobilier, immobilier, équipements…), avec deux offres :

KIMOCE Asset Management pour la gestion du patrimoine mobilier, biens et équipements techniques qui délivre une vision globale de la gestion de parc via un référentiel unique et centralisé. Il donne une connaissance précise et en temps réel des infrastructures et équipements et simplifie la gestion des inventaires et cycles de vie des biens.

KIMOCE Infrastructure Management pour la gestion du patrimoine immobilier, bâtiments et autres infrastructures complexes qui permet d’établir les plans des bâtiments. Outil de GMAO, il contribue au pilotage de la maintenance en préventif, prédictif et curatif pour que les biens restent opérationnels et conformes. Il assure le suivi et la planification des programmes d’investissement et de maintenance.

Vision exhaustive, administration centralisée, traçabilité, fiabilité, sécurité sur les données sont indéniablement ce qu’apportent les progiciels de gestion dans un contexte d’entreprise dès lors qu’on doit gérer des volumes de données importants et garantir avec rigueur le bon fonctionnement des processus métier associés.

Laurence DUBROVIN
Analyste Conseil
CXP 

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